天天好学网岗位说明书的编写流程
岗位说明书是对企业岗位的岗位目的、岗位职责、工作权限、工作关系和任职条件等相关内容的一个定义性说明。编制岗位说明书是对企业岗位进行的整体全面的描述，它是人力资源咨询项目中一个重要的工作模块，有利于之后开展的岗位评价、绩效考核等人力资源规划各项工作，其重要程度可以喻之为人力资源咨询项目的基石。
岗位说明书的编写流程 篇1
为使大家对岗位说明书的编写有一个整体性的认识，本文将主要从下述两个维度阐述其编写方法：一是岗位说明书的编写流程，二是岗位说明书的编写内容。同时也总结了编写过程中的一些细节注意点和相关技巧。
一、岗位说明书的编写流程
岗位说明书的编写实际上是一个从信息对称到知识形成的过程。信息对称是完成信息的收集过程，目的在于了解岗位职责，其内在逻辑可以表示成：了解公司了解部门了解岗位。
因此，在操作层，我们对信息的收集工作首先是要在宏观角度了解公司部门的职能情况，这是工作的第一步，即组织梳理，这里所采用的方法主要是访谈和资料收集。
第二步，从微观层面，我们要了解岗位的具体职责，这里所采用的则是访谈和问卷调查。
开展岗位说明书编写工作的主要思路是，在公司内部资源的基础上，有效地整合外部资源，编制出兼顾公司实际和科学性的岗位说明书。这一编制流程主要包括下述几个部分：
1.公司已有资料收集。首先要对公司已有的相关资料进行整理收集。这主要包括已有的部门岗位职责说明，如《xx公司中高层目标责任说明书》等，还包括了相应的年/季度工作报告、工作总结等。这些资料有利于了解公司各岗位工作大致的职责方向及内容。
2.公司员工访谈。员工访谈是编写岗位说明书的重要依据。访谈中需要了解的内容有：现有岗位职责、岗位权限、岗位之间的相互关系等。
3.公司员工问卷调查。员工问卷调查和访谈都是编写岗位职责说明书的重要内部依据，针对不同特点的公司设计不同类型的问卷，其调查内容一般包括：个人基本情况、岗位目的、工作职责、主要工作关系、工作汇报关系、对其他岗位的指导监督、工作时间与环境、对任职者的基本要求等。
4.科学资料查阅。科学资料指的是资料库中相应岗位说明书模板或其他项目中的岗位说明书。在收集和分析公司内部相应资料后，我们还需要了解相同或相似岗位说明书的一般性内容，以作参考。
5.初步说明书编写。前四个步骤主要是从不同方面进行了一个资料收集、整合和分析的过程，在此基础上，我们将编写初步的岗位说明书。岗位说明书的编写内容将在下节作详细阐述说明。
6.验证核实。岗位说明书的初稿完成之后，是一个复查验证的过程。为了保证岗位说明书的内容契合公司岗位实际，需要将初稿和相应岗位人员进行核实，确保其真实可靠。
7.终稿输出。通过验证核实后得到最终的岗位说明书。
二、岗位说明书的编写内容
根据不同公司和不同岗位的特点，岗位说明书的内容也不尽相同，这里将说明通常岗位说明书的编制内容。一般来说，说明书的内容包括说明书属性、岗位基本情况、岗位目的、岗位职责、岗位主要权限、工作沟通关系和任职条件等。
1.说明书属性。描述了岗位说明书相应的属性信息，包括编制日期、页号、文件编号、修订日期、版本号、制定人、审核人和批准人等。
2.岗位基本情况。
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描述了这个岗位的一些基本属性，包含：岗位名称、所属部门、直接上级、直接下属和岗位编制等项。描述原则：直接上级和直接下属描述的内容是岗位名称而非具体人名，例如，人力资源部部长的'直接上级是人力资源总监，而不是人力资源总监XXX。另外，岗位名称要注意准确、合理。
3.岗位目的。描述了企业为什么要设置这个岗位，这个岗位设置以后将发挥什么样的作用。
岗位目的通常的填写模式为：为了……，在……的指导下（影响下），（做）……（工作）。例如，营销总监岗位的目的是：为了完成销售额、实现利润及获得市场占有率，在公司的营业发展方向和产品影响下，制定营销策略和优化营销部门的组织结构，提高部门绩效，完善服务质量。
4.岗位职责。描述了该岗位的主要职责、具体工作等。
描述原则：首先将工作进行分类，确定一级职责，然后填写每一类职责的具体工作内容。另外，需要对该岗位在每一项主要职责中所承担的具体工作责任进行界定和区分，即明确承担的是领导（工作）、组织开展（工作）、具体执行实施（工作）、协调（工作）还是监督（工作）。
5.岗位主要权限。描述了该岗位有权自主处理的事情或做出的决定，一般包括建议权、提案权、审核权、审批权、执行权、考核权、审计权、监控权、奖罚权、申诉权和知情权等。实际上，从我们可以用简洁的方法去描述岗位权限：
其一，中高层的岗位权限主要包括部门相关业务的审批权、管辖部门的人事任免权、权限内的财务审批权、管辖部门的绩效考核权、对上级领导的建议权
其二，基层员工的岗位权限最简单的包括两类，一是建议权，可以描述为部门相关业务的建议权；二是申诉权，即对绩效考核结果的申诉权。
描述原则：需要明确拥有权限的依据（法律、公司***策、指令等等）。
6.工作沟通关系。沟通关系主要划分为两部分：在企业内部，需要和企业内的哪些部门，或者上级岗位打交道；在企业外部，要和哪些***府部门，相关企业、客户、或者社会中介机构打交道。
7.任职条件。描述了什么样的人才能担任这个岗位的职责，主要包括下述内容：学历要求、外语要求、专业要求、专业知识、所需能力、工作经验和其他要求。
描述原则：这里需要明确专业知识和所需能力的区别。专业知识是指胜任该岗位需要了解的***策法规、行业知识、技术知识或该岗位涉及的专业知识；而所需能力一方面是指员工胜任该岗位工作需具备的一般性技能，另一方面是指员工行为对外部环境及各种信息所表现出来的一贯反应，该类能力可以预测个人长期在无人监管下的工作状态。
三、编写细节注意点
在遵循流程编制说明书内容的同时，对细节的关注也显得十分重要，项目组从格式上总结了一些细节注意点：
1.文字格式。文字的对齐方式是左对齐还是居中；标题、页眉、页脚和正文中字体的统一；标题字体和正文字体的区别。
2.数字格式。阿拉伯数字格式的统一（在科技论文中一般会使用New Roman或Arial格式）
3.符号格式。文档结构***各层次的标题符号是否一致；标点符号是英文格式还是中文格式的，是半角还是全角；段落或句末是否加上标点；表示并列关系的两个词语之间用什么符号隔开（这个问题很重要，例如在岗位说明书中，“沟通部门/岗位”可能会带来疑问，这是表示需要描述“沟通部门”和“岗位”，还是仅需描述两者中的一个内容即可？）数量表示符号的统一，例如是用“一年工作经验”还是“1年工作经验”
4.其他。边框和底纹颜色的统一；表格框的粗细是多少；段落的行间距是单倍行距还是1.25等；段落文字编号是自动缩进还是手动调整；段首调整是Tab键缩进还是空格键调整；标点符号和文字之间有否空格
同时，除了格式上的细节注意点，在文章内容等各方面都需要加以注意。例如在遣词造句上，要使用浅显易懂的文字，用语要明确，不要模棱两可（可参考《岗位说明书撰写动词表》）。总的来说，在编写说明书的过程中要做到脉络清晰、兼顾细节，为后续工作的开展打下良好基础。
四、岗位说明书，不仅可以让领导对下属的工作心里有数，还有诸多好处：
1、对签订劳动合同解除签订劳动合同风险有好处，职位设计的成功会使招聘有据可依，避免因签订劳动合同后工作岗位职责与招工时承诺的岗位不同而造成劳动合同无效
2、对员工树立工作目标增强工作积极性创造性有好处，职位设计成功后，就要对员工进行定岗，定岗可以使员工心中有指标，肩上有压力，工作有动力，可以极大地激发员工的创造性，有效地促进各项工作的开张和指标任务的完成。
3、对公司管理有好处，职位设计可以使每个职工的工作得到明确，避免工作的重复性使岗位权限范围清晰、作业衔接紧凑，可以使机构精干、运行高效。
4、对节约成本有好处，定岗后可以有效解决机构庞大问题，有效节约人力成本，减少人力资源的浪费。
5、可以给年终考评提供依据，可为将要编写的人事工资系统和绩效考核系统提供依据，便于将来的绩效考核管理。
岗位说明书的编写流程 篇2
一、岗位说明书编制误区
岗位说明书在企业实际应用中出现的各类问题很大程度上源于岗位说明书编制时陷入的种种误区，归纳总结为以下几点。
编制岗位说明书的目的不清晰。管理要求科学化、标准化和规范化，岗位说明书的编制作为企业管理和人力资源管理的重要基础工作之一，越来越受到重视。然而，很多企业编制岗位说明书时没有经过充分的思考和调研，对企业管理现状和存在的问题缺乏基本判断，导致岗位说明书编制工作的目的不清晰。有些企业甚至没有进行科学、严谨的岗位分析，就盲目的随大流开展岗位说明书的编制工作，并冠之以“先解决有没有，再解决好不好的”大帽子。这样编织出来的岗位说明书只能浮于案头或束之高阁，对企业管理和人力资源管理没有丝毫的益处。
闭门造车，为编制而编制。岗位说明书的编制需要企业各级员工的理解、支持和参与，特别是各级管理人员的积极配合不容忽视，但有些企业要求人力资源部门自己负责岗位说明书的'编制。人力资源管理者确实或多或少掌握了岗位分析和编制岗位说明书的方法，但人力资源管理者并不熟悉实际业务，也不了解业务开展过程中存在的问题，即便是有岗位分析的步骤，想必也是形式化的走走过场，最多是和各部门管理者进行泛泛的沟通，然而，企业管理流程的`不规范，或管理者自身行为的不规范等问题，使得企业存在职责不清、工作随意性较大等现象，人力资源部门自己编织的岗位说明书往往脱离企业实际，尤其是对岗位任职条件的描述没有客观标准和事实依据。这种凭空杜撰或“情景再现”式的岗位说明书在实际应用中一定是无人问津的。
员工参与失控。很多企业意识到员工参与对编制岗位说明书的重要性，也对全员进行了培训，介绍了编制的方法以及岗位说明书的作用与意义。但人力资源部门对员工参与的度把握不得当，有些企业让管理人员编制所辖下属的岗位说明书，有些企业干脆让岗位任职者自己编制岗位说明书，最后由人力资源部门统一修订颁布执行。正式发布的岗位说明书在实际应用中产生诸多矛盾和问题。这种编制岗位说明书做法是一种投机取巧的方式，是编制岗位说明书万不可取的工作方法。
单纯描述岗位职责。很多企业的岗位说明书对岗位职责的描述确实下了一番功夫，厚厚的一本文件仔细研读后发现，这只是企业所有岗位工作职责的罗列，并不是真正的岗位说明书。岗位说明书的编制确实需要聚焦于岗位概述和岗位职责的内容，但仅有这些内容并不能反映岗位的全貌，岗位说明书应该反应岗位和岗位任职者的全面信息。
岗位说明书内容混乱。岗位说明书内容混乱主要表现为岗位职责交叉和岗位职责重叠。很多工作需要不同的部门和岗位配合完成，岗位说明书编制时没有对交叉或重叠部分的工作明确各个岗位的责权利，最终导致职责不清、多头领导，出现问题时相互推诿，取得业绩时争名夺利。
岗位说明书一劳永逸。企业的经营环境和业务发展不断变化，特别是处于互联网时代的企业更是如此。岗位说明书是岗位分析的延续，岗位分析是一个连续的过程，在企业战略调整、组织变革和流程优化的过程中，岗位的职责也会变化。一些企业的岗位说明书没有随着企业的变化及时的进行调整、完善和优化，原有的岗位说明书成为一纸空文，在新形势下失去了应用的价值，其作用也无从发挥。
二、应对岗位说明书编制误区的策略
应对岗位说明书编制误区，首先是明确岗位说明书编制的目的，其次是企业要结合实际需要，选择适宜的时机开展科学的、系统的岗位分析工作。只有在目的明确、基础牢固的情况下，企业编制的岗位说明书才能对管理工作有实际指导意义，才能真正发挥出岗位说明书的作用和价值。应对岗位说明书编制误区，需要重点做好以下几个方面的工作。
1、建立宣传机制、沟通机制和参与机制。岗位说明书的编制是一个自上而下，上下结合的过程，涉及企业方方面面和各级员工。建立宣传机制、沟通机制和参与机制就是要让所有员工明确自己的工作责任、作用和基本要求，就是要与企业各级管理人员、骨干员工保持沟通，邀请他们参与岗位说明书的编制工作。各级管理人员和骨干员工是企业生产经营活动的中坚力量，获得他们的肯定和支持有利于岗位说明书编制工作的开展。由于人力资源部开展的各项工作或多或少都会涉及到员工个人利益和企业利益平衡的问题，因此获取各级管理人员和骨干员工的支持是人力资源部门开展工作的基础，时刻都不能忽视或忘记。
2、保证岗位说明书的编制工作对岗不对人。岗位说明书要以企业可以接受程度为底线，以完成岗位工作的基本要求出发进行编制。无论是谁任职本岗位，本岗位需要完成的工作是一样的，同一岗位的员工优秀与否，是按照岗位说明书中明确的绩效标准衡量出来的。
3、确保岗位说明书内容明晰，格式统一。岗位说明书内容明晰不仅是指使用简洁的文字和精炼的语言，更应做到岗位工作描述具体，既能清晰界定岗位的性质和职权范围，又能真实反映出各岗位在工作类别、重要性和复杂程度上的差别。对于工作内容简单的岗位，岗位说明书的内容要详细具体，对于工作内容复杂的岗位，岗位说明书在编制过程中要善于归纳总结，精准提炼、高度概括。此外，在岗位说明书编制准备阶段，必须设计适合自己企业的岗位说明书标准模板，在此基础上采用本企业惯用的思维模式和语言，编制带有企业自身特点的岗位说明书。
4、确保岗位说明书的内容完整，详略得当。岗位说明书的内容很多，岗位概述、岗位职责描述是岗位说明书中必须的内容。岗位基本信息、岗位职能描述和岗位任职条件中某些内容的详略与取舍应该符合企业要求，保证岗位说明书内容完整、详略得当，既能被任职者看懂，又能应用于人力资源管理工作，还能成为企业决策的参考依据。
5、建立岗位说明书动态管理机制。岗位说明书是企业岗位管理的基础，对岗位说明书的管理工作尤为重要。社会的变化、行业的发展、企业的变革都会给岗位提出新的要求，因此，企业编制出规范的岗位说明书后，人力资源部门应及时建立岗位说明书的动态管理机制，由专人负责管理与更新。通常情况下，企业每年对岗位说明书至少更新或修订一次，遇到企业发生重大变化时，应随时进行调整和完善。
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